Звичайно, це означає, що на луці потрібно мати багато струн, і кожен член вашої команди очікує, що ви зрозумієте власні проблеми та можливості - і все жонглювати цілою низкою зовнішніх факторів, таких як витрати та часові обмеження. Тому важливо бути готовим.
Для тих, хто націлений на роль управління проектом, ми склали список основних атрибутів, які вам знадобляться для кожного етапу процесу. Читайте далі, щоб побачити, чи є у вас що потрібно ...
1. Лідерство
Хоча це може здатися сліпучим очевидним, ефективний керівник проектів повинен бути сильним лідером; це також означає можливість розмежувати їх.
Розробка графіків, розуміння нюансів контрактів та делегування завдань - усі завдання управління підручником, які можна навчити та розробити, але мотивація членів команди продовжувати терміни, коли минуло 5 годин, вимагає чогось іншого: лідерство.
Управління проектами стосується не лише розподілу та організації кількісно оцінюваних ресурсів; мова йде також про налагодження стосунків з людьми та розуміння того, як отримати найкраще з них. Впевнені, ви несете відповідальність за перегляд проекту до його завершення, але єдиний спосіб, якого ви досягнете, - це керувати своєю командою.
2. Спілкування
Вміння ефективно спілкуватися - найважливіша м'яка навичка для будь-якого працівника, але не більше ніж керівник проекту. Вся ваша операція буде жити або помре від вашої здатності чітко передавати інструкції своїй команді, а також від вашої здатності слухати проблеми, які вони можуть виникнути.
Вам також потрібно буде спілкуватися з усіма іншими учасниками проекту, такими як постачальники, підрядники, зацікавлені сторони і, звичайно, клієнти. Це може зажадати адаптації вашого стилю чи підходу за необхідності, тому зосередьтеся на тому, щоб знати, як виховувати ці відносини.
Переконайтеся, що ви також використовуєте різні доступні для вас засоби комунікації; Є чимало програмних систем для управління проектами, розроблених для полегшення вашого життя. Від початку до кінця проект - це постійний цикл інструктажів, делегування та зворотного зв’язку, тож, будь то за допомогою хмарної співпраці чи зустрічей один на один, переконайтесь, що він ефективний.
3. Переговори
Переговори стосуються не лише торгування з постачальниками, щоб отримати вищу ціну, або з клієнтами / вищим керівництвом, щоб отримати продовження на певний термін; переговори також стосуються управління конфліктами, коли і коли вони виникають, часто між двома сторонами, які однаково важливі для успіху проекту.
Для того, щоб бути щасливим всіх одночасно, потрібно багато тактовності та дипломатії, особливо коли справи починають набувати політичного значення. Вміння йти на компроміс та встановлювати середній рівень - сама по собі цінна майстерність, і повертається до цієї здатності будувати та підтримувати стосунки з людьми.
Знання, як досягти балансу між просуванням проекту та потребами усіх учасників, - це певна ознака хорошого керівника проекту; знати, як це зробити, щоб усі відчували, що перемогли - знак чудового.
4. Управління ризиками
Управління ризиками - це ще один делікатний балансуючий акт, який підпадає під вашу компетенцію, особливо коли щось неминуче піде не так, і вище керівництво поставить вас у свої зброї. Підготовка до цих можливостей є важливою частиною управління проектами, а також визначення практичних рішень у разі найгіршого випадку.
Однак насправді секрет ефективного управління ризиками - це, по суті, досвід. Якщо це не ваш перший родео, швидше за все, ви все це побачили раніше і зможете помітити, де можуть виникнути потенційні проблеми; на жаль, немає іншого способу пом'якшити це, крім простого навчання на роботі.
Що ілюструє ключовий момент: управління ризиками полягає у гнучкості та швидкій адаптації до будь-яких зрушень обставин. Ви можете поставити незліченну кількість попереджень і планів, але завжди будете підозрюватись у непередбачених факторах, незалежно від того, чи це ваш перший проект, чи ваш 20-й. Використовуйте наявні знання, але завжди будьте готові до коригування.
5. Організація
Коли ви несете відповідальність за широкий спектр грошових, технічних та людських ресурсів, надзвичайно важливим є можливість їх упорядкувати - і відстежувати їх усі. Тому організаційні навички є ключовими.
Будучи наглядачем, вам не потрібно бути в курсі деталей кожної хвилини - ніхто не хоче керуватися мікроменеджером, зрештою, - але вам потрібно знати, що кожен ресурс використовується ефективно в будь-який час, щоб максимізувати вихід. Робітники завжди відповідатимуть, коли їм дадуть визначені ролі з чіткою кінцевою метою.
Організація стосується і вас самих. Якщо ви не можете ефективно керувати своїм графіком, то для нашої команди немає жодної надії. Знайте, де ви повинні бути і коли, а також зрозумійте, де ви, ймовірно, знадобляться.
6. Ділова хватка
Управління проектами передбачає відповідальність за багато речей; для більшості зацікавлених сторін найважливішим із них, безумовно, буде бюджет.
Якщо вам не пощастить, щоб організація, в якій ви працюєте, отримала карт-бланш, саме тут вам потрібно буде приймати жорсткі рішення. На відміну від людей, гроші не є гнучкими - знання того, де розставити пріоритети та розподілити фінансування вимагає міцного почуття ділового ноу-хау, оскільки ви, ймовірно, вимагатимете кожну копійку.
Головне - залишатися на вершині фінансів проекту та зважувати кожне рішення проти фіскальних наслідків. Ви можете не насолоджуватися натисканням на ваш внутрішній Scrooge кожного разу, коли ваша команда вимагає додатковий ресурс, але якщо цього не зробите, тоді вартість проекту - а віра спонсора у ваші здібності - випарується.
7. Експертиза з предметних питань
Незважаючи на те, що більшість навичок у цьому списку є передаваними, це також незаперечна правда, що управління проектами дуже складно, якщо ви не маєте знань та обізнаності про бізнес та галузь, в якій ви перебуваєте, особливо більш технічну роботу, яку займає ваша команда .
Звичайно, це не означає, що вам потрібно знати кожен нюанс. Але розуміння платформ та систем, які вони використовують, дасть вам набагато краще уявлення про те, чого можна, а чого не можна досягти, а також дозволить ефективніше спілкуватися не лише з командою, а й з клієнтами та зацікавленими сторонами.
Важливе - навчитися . Якщо ви спробуєте наткнутися на проект, не маючи реального уявлення про можливості власного колективу, то навряд чи ви будете успішними. На етапах ініціації та планування, якщо вам представлені незнайомі вам області, знайдіть час, щоб вивчити та зрозуміти, наскільки ви можете. Чим більше ви знаєте, тим більше ваша команда та ваші клієнти оцінять вас.
8. Терпіння
Як керівник проекту, терпіння справді є чеснотою. Ви знаходитесь у постійній милості Закону Мерфі, коли якщо щось може піти не так, то це, безумовно, буде. Можливість зробити глибокий вдих і зробити крок назад, щоб переоцінити ситуацію (протистоячи бажанню викинути ноутбук у вікно та іммігрувати на Фіджі), безсумнівно, послужить вам добре.
На подібну тему також допоможе гарне почуття гумору. Коли ваша команда працює в терміни, завжди є потенціал тертя; гумор полегшить напругу і продемонструє, що ви не перевантажені процесом. Як керівник, вам належить встановити тон і культуру робочого місця - тільки тому, що ви всі наполегливо працюєте, це не означає, що навколишнє середовище має бути задушливим.
Звичайно, це лише найкращі приклади широкого та різноманітного набору навичок, безперечно, потрібен успішному керівнику проекту. Але вони також утворюють дуже міцний фундамент. Якщо ви поставите галочку за всіма цими скриньками, то вам слід серйозно подумати про те, щоб викласти себе за наступне завдання, яке проходить через двері вашого відділу.
Які ще навички роблять успішним менеджером проекту? Повідомте нас у коментарях нижче…
