Але чи неминуче вас розчавить вага проекту?
Не, якщо ви використовуєте найкращі хитрощі та виконайте правильну стратегію з урахуванням конкретних та унікальних потреб підприємства.
Ось 10 порад щодо управління проектами, які повинен знати кожен новий (і досвідчений) менеджер.
1. Установіть очікування організації
Перш ніж розпочати великий проект, ви можете допомогти компанії викласти реалістичні очікування, провести ряд кроків, щоб команда завершила проект у часі та бюджеті. Роблячи це, організація може забезпечити стійку перевагу перед конкурентами в галузі та закріпити цю стратегію в довгостроковому плануванні.
Ключове питання: як дізнатися, що таке очікування, що базується на реальності?
Ось тут і складаються ваші навички управління проектами, оскільки тепер ви можете реалізувати різні методи:
- наймайте та зберігайте потрібний талант з відповідними навичками
- скористатися технологічними рішеннями
- експериментуйте з управлінням реалізацією переваг
- прийняти спритні процедури (див. нижче)
- з'єднати підготовку стратегії з виконанням управління.
Залежно від місця, де ви перебуваєте в компанії, ви також можете порекомендувати Enterprise Project Management або EPMO. Це централізований бізнес-інструмент, який дозволяє подолати розрив між стратегією та підприємством, використовуючи різноманітний набір механізмів підтримки корпоративного управління та управління портфелем проектів.
2. Визначте критичні етапи
Кожен проект визначається моментами, серією спритних практик, які з часом приведуть до готового продукту. Незалежно від того, над яким типом старання ви працюєте, вся справа буде приємно базуватися на двох речах: основних фазах і підфазах.
Основні етапи полягатимуть у запуску, плануванні, виконанні та закритті. Підфази - це дрібниці, які ви координуєте зі своєю командою, від розуміння потреб клієнтів до складання даних до написання технічних документів. Це уособлення успішного управління проектами.
Запишіть усі важливі рубежі, оскільки це послужить ефективним показником, якщо ви та ваша команда досягнете успіху.
3. Вивчіть кращі бали проектів
Єдиний спосіб побудувати будинок - це міцний фундамент. Те саме стосується планування проектів; не вивчивши прискіпливо вивчаючи більш точні моменти, ви не виробите ґрунтовного проекту. Як і будинок без зоряного фундаменту, ваш проект буде хитатися, тонути і неминуче затухати.
Отже, щоб переконатися, що планування ефективне, вам потрібно включити ці хитрощі у ваше управління:
- визначити цілі клієнтів
- окреслити мету компанії
- визначити зацікавлених сторін у проекті
- зрозуміти, які їх інтереси
- знати їхні очікування від початку до кінця.
Ще одне: поглиблена стратегія проекту повинна включати ролі та обов'язки кожного члена команди. Що підводить нас до наступного моменту.
4. Визначте сильні та слабкі сторони членів команди
Як говориться, ви - компанія, яку ви тримаєте. Ця вікова приказка стосується навіть управління!
Бізнес виживає та процвітає, демонструючи свої сили та приховуючи свої слабкі сторони. Вам потрібно дотримуватися того ж менталітету, коли ви делегуєте завдання, завдання та відповідальність.
Зрештою до бейсбольної аналітики, менеджери перед грою визначатимуть, хто найкращий у чому та проти кого. Ну, надіньте шапку з кулькою і подивіться, куди у ваші плани впишуться інженер Саллі, мовний лінгвіст Саллі, майстер Біллі та Сьюзі номер-кроншер.
Підказка: ці прізвиська повинні сказати вам все, що вам потрібно знати!
5. Підтримуйте широку комунікацію
Спілкування, спілкування, спілкування. Ця професійна майстерність багатьом не вистачає на сьогоднішньому ультраконкурентному та жорстокому ринку праці.
Для управління проектом без жодної хіки потрібна ефективна комунікація між усіма зацікавленими сторонами: клієнтами, зацікавленими сторонами, членами команди та керівниками проектів. Якщо будуть проблеми на комунікаційній арені, то відбудуться напади в сліпому напрямку, питання "Ну, ви мені цього не сказали!" або "Ага, ну, ти мав би сказати мені!".
Зрештою, лінії спілкування завжди повинні бути відкритими, постійно використовуватися та готові до використання.
Отже, як ви гарантуєте, що спілкування працює належним чином? Ось кілька порад:
- писати звіти про стан проекту, зберігаючи всіх на одній сторінці про будь-які нові події
- проводити загальні комунікаційні зустрічі на початку та в кінці кожного робочого тижня
- підтримувати політику відкритих дверей, щоб будь-хто, хто має запитання чи проблеми, може говорити вільно
- вирватися на принципі "за потребою знати", тому що, швидше за все, ти забудеш, що це таке.
Неефективна комунікація часто призводить до провалів проекту, затримки подання заявок та, можливо, перевищення бюджетних лімітів.
Підписатися
Підпишіться на нашу розсилку для отримання дивовижнішого контенту та отримайте 20% ЗНИЖКУ на нашому тесті на кар’єру!
Підписатися6. Мотивуйте свою команду
Атрибут хорошого управління - лідерство.
Що таке хороше керівництво? Для одного - можливість мотивувати своїх підлеглих. Цього можна досягти важко, тому що не кожен мотивований одними і тими ж словами, фізичними виразами, корпоративними цілями та ідеями. Ваша роль - відмовитися від підходу, що відповідає всім розмірам, і налаштувати свій стиль управління для кожної людини на борту.
Ось кілька ідей, які слід врахувати:
- проявляйте вдячність своїм працівникам за офісні вечірки, подарункові картки, конкурси та усні похвали
- пропонують можливості вирощувати свої навички та просуватися в компанії
- спілкуватися чесно і регулярно; працівники ненавидять перебувати в темряві та грати у здогадки
- виховувати стосунки між керівництвом та працівниками початкового рівня
- заохочувати незалежність та надавати працівникам можливість самостійного управління.
7. Використовуйте навички управління бюджетом
Чи буде ваш проект прогресувати, перейти до наступного етапу і буде завершено? Ви хочете сказати "так", але це залежить від бюджету.
Звичайно, велика транснаціональна корпорація матиме величезні ресурси для реалізації проекту. Однак більшість компаній - великі та малі - затягують свої ремені та працюють у межах обмеженої суми доларів [або вставляють сюди валюту за вибором]. Це може чинити сильний тиск на керівника проекту та зіпсувати все, що він або вона планував на сьогодні.
Чи потрібно, хоча? Ні. Поки ви реалізуєте ці п’ять інструментів, ви можете залишатися під контролем:
- завжди чинник витрат на спонтанні атаки чи сюрпризи
- зрозуміти, що зацікавлені сторони справді потребують та хочуть
- забезпечити відповідальність за всіх, а також про всі зміни
- розробити ключові показники ефективності (KPI), які прагнуть досягти довгострокових цілей
- за потреби перегляньте, перегляньте та перегляньте.
Пам'ятайте: якщо ви керуєте копійками, долари будуть слідувати.
8. Нехай організовуються та фокусуються зустрічі
Дуже багато негативної преси оточило Збори. Консенсус очевидний, що зустріч - це марна трата часу, а ті, хто веде цих людей, просто люблять чути, як вони говорять та кричать байдужі години та дві.
Але навіщо кидати дитину водою? Не стільки, що зустріч погана для бізнесу; це те, що він використовується неправильно.
Як керівник проектів, який занадто зайнятий, щоб вимовляти кліше - даючи 110%, зміну парадигми та мислення поза рамками, - ви хочете, щоб ваші зустрічі були поглибленими, але суттєвими. Це також пов'язане з попереднім пунктом щодо спілкування.
Мета кожної зустрічі - мати пару тем для обговорення, яких можна досягти, залишаючись організованими та зосередженими. Наприкінці цієї 45-хвилинної зустрічі слід задати одне питання: чи всі знають, про що була ця зустріч?
9. Використовуйте програмні засоби
Собака вже не найкращий друг людини. Це технології.
Діловий світ зробив неймовірну роботу, адаптуючись до мінливих умов, вдосконалюючи цифрові інструменти та максимізувавши ці можливості для отримання максимального прибутку. Звичайно, є деякі люди, які працюють, але більшість компаній використовують найновіше обладнання та програмне забезпечення, щоб виконати роботу.
Ви, як керівник проекту, теж можете це зробити.
Існує багато програмного забезпечення, яке може доповнити ваш стиль управління. Найкраща програма - це те, що поєднує співпрацю, управління часом, спілкування, планування та обмін документами в єдину екосистему.
Не знаєте, що використовувати? Ось кілька пропозицій, які є бюджетними (безкоштовні з можливістю оновлення) та пропонують широкий спектр програмних переваг:
- Trello
- Посип
- Basecamp
- Скрип
- Подіо
10. Виконайте огляд, коли закінчите
Зрештою, важливо виконати вичерпний огляд проекту. Ми не просто говоримо про ознайомлення з готовим продуктом та про те, щоб кожна мета, потреба та завдання були виконані. Натомість вам потрібно буде вивчити кожну фазу, оцінити кожну підфазу та проаналізувати свої навички управління проектами (чи були вони найкращими, чи є можливість для вдосконалення?).
Переглядаючи початок, плануючи, виконуючи та закриваючи, ви можете вдосконалити щось, підтримати його ефективність або встановити найкращий хід дій.
А ви знаєте що? Це найкращий інструмент для навчання всіх.
Експерти уподібнювали керівників проектів класичним диригентам. Директор оркестру керує кожним скрипалем, віолончелістом і тромбоном, щоб слідкувати і виконувати кожну ноту в детальній партитурі. Керівник проекту матиме вагу світу на своїх плечах, але такий тиск - це те, що зробить або порушить кар’єру.
Чи будеш ти схожий на Ікара і піднімешся до неба лише, щоб побачити, як крила спалахують через сонце? Або ви будете моделювати себе як Ніке, грецьку богиню, і будете уособленням успіху?
Які ще поради щодо управління проектами ви хочете поділитися з нами? Приєднуйтесь до розмови нижче!
