Надайте достатнє повідомлення
За даними Університету Каліфорнії, ви можете дорікати працівника проступку, подавши доповідь як повідомлення про це працівнику, що його виконання не відповідає деякій очікуваній складовій. Ви можете винести цю догану, якщо працівник не виявить зміни після неофіційного наглядового навчання, щоб допомогти йому покращити необхідні показники роботи. Пізніше повідомлення може послужити документацією, необхідною для звільнення працівника, якщо він не зможе зберегти роботу після вичерпання всіх законних кроків.
Вкажіть хід дії
Складіть посилання на доповідну записку як на дисциплінарне повідомлення, щоб пізніше уникнути правових проблем з профспілками. Чітко зазначте причину написання записки. Не забудьте включити відповіді працівника у доповідну записку, але уникайте зосередження уваги на його відповіді. Натомість зосередьтеся на перезавантаженні політики або процедури в примітці. Заявляючи, що ви очікуєте від свого працівника, ви уникаєте дисциплінарних заходів, якщо працівник відповідає правилам. У багатьох ситуаціях роздавати дисципліну було б незаконно без дотримання інших процедур чи каналів.
Зберігайте конфіденційність
Ставтесь до пам’ятних записів як до особистих, конфіденційних питань. Переконайтесь, що ви надаєте його лише залученому працівникові. Якщо це можливо, ви також повинні надати копію представникам його профспілки та зберігати ще одну копію в кадровій книжці працівника для подальшого ознайомлення. Однак вам слід уточнити у своїх керівників профспілки, чи потрібно зберігати докази таких розмов чи зустрічей. Вони можуть попросити законодавче положення, яке дозволяє їх клієнту зшивати письмову відповідь на записку перед тим, як подати її.
Використовуйте суттєві формулювання
У своєму спілкуванні використовуйте потужне формулювання, яке стосується догани чи офіційного письмового повідомлення. Вкажіть, чи звинувачуєте ви працівника у некомпетентності, непідкореності, неправомірному поводженні чи нехтуванні обов'язком. Це все серйозні фрази, які ви могли б використати під час офіційного дисциплінарного провадження, якщо пізніше оскарження вашого працівника буде оскаржено. Якщо ваш допис містить багато евфемізмів, можливо, вам доведеться переконати дисциплінарний комітет у тому, що злочин, який вчинив працівник, є обґрунтованим звільненням. Ви повинні констатувати помилку, не фарбуючи слова. Ви можете вказати, що певні дії будуть вжиті, якщо працівник не дотримується правил або погодженого курсу дій.
Написання записки виключає ризик цивільного позову і виступає нагадуванням обом сторонам про узгоджені питання. У порівнянні зі словесними доганами пам’ятні записки можуть бути корисними там, де потрібно доказ. Вони також є більш офіційним і стандартним способом спілкування в офісному середовищі.
