Як зайняти хвилини на зустрічі

Призначення довіреної хвилиною зустрічі може бути грізною перспективою, особливо якщо ви цього не робили раніше. Зрештою, з огляду на відповідальність за документування всього, про що йдеться і вирішено, тисяча речей потенційно може піти не так: а що, якщо ви пропустите щось важливе або в кінцевому підсумку зробите собі дурня? Останнє, що потребує вашої кар’єри - це незадоволений керівник технічної служби, який просять повторити себе, тому що вам дуже шкода, але останній шматочок ви не дуже вловили.

За винятком нічого цього не повинно бути. Насправді, при правильній підготовці та керівництві, прийняття хвилин - це насправді досить простий процес, і ми створили швидкий і зручний посібник, в якому детально описуються точні моменти, щоб довести це.

Отже, наступного разу, коли ваш начальник покладе на вас обов'язки писаря, зробіть глибокий вдих і не панікуйте; ось як ефективно та ефективно приймати протокол зустрічей.

1. Не йдіть сліпо

Як і у всіх випадках, писати хвилини набагато простіше, якщо ви заздалегідь ретельно підготувалися. Заздалегідь дізнавшись, хто буде відвідувати засідання, яким буде порядок денний та необхідний рівень деталізації допоможе зробити вашу роботу набагато простішою.

Як тільки вам передадуть обов'язок, вам слід провести п’ять хвилин зі своїм начальником, щоб отримати всю цю інформацію, перш ніж документувати її. На сьогоднішній день найшвидший і найефективніший спосіб зробити це за допомогою шаблону протоколу зустрічей, зручного інструменту, який дозволяє не витрачати час на створення формату з нуля. Таким чином, якщо мова йде про ведення записів, все вже буде впорядковано та готове працювати.

Якщо ваша фірма особливо дотепна, ви можете навіть завантажити шаблон документа в хмару, дозволяючи учасникам додати своє власне ім’я до списку та запропонувати власні теми порядку денного. Однак ваша організація любить грати в речі, шаблон є гнучким і простим способом роботи для всіх.

2. Знайте, що потрібно документувати

У багатьох випадках - особливо на корпоративних зустрічах високого рівня, де голосування чи пропозиції можуть бути на порядку денному - протоколи, які ви приймаєте, представляють офіційний, юридично прийнятний документ. Наприклад, якщо рада директорів приймає рішення, то - з метою прозорості - важливо, щоб ті, хто не присутній (але з зацікавленим інтересом у компанії) знали, чому таке рішення було прийнято.

І навпаки, якщо це звичайна зустріч команди, яка, як правило, неформальна за своєю суттю, то, можливо, вам не знадобиться бути настільки суворими з деталями. У будь-якому випадку типовий проект буде включати:

  • дата та час зустрічі
  • повний список учасників (а також запрошених учасників, які не змогли увійти, зазвичай позначаються терміном "шкодує")
  • будь-які поправки чи виправлення протоколів попереднього засідання (якщо застосовується)
  • перелік заздалегідь визначених тем порядку денного (якщо вони надані) та дійсні кроки, які слід вжити з цих тем, включаючи того, хто буде відповідати за них
  • будь-які результати голосування (включаючи талі) або пропозиції, прийняті чи відхилені (знову ж таки, якщо це застосовується)
  • будь-який новий бізнес або питання, порушені під час зустрічі, які не були в узгодженому порядку денному
  • будь-які деталі наступної зустрічі (наприклад, дата та місцеположення).

Як уже згадувалося в попередньому дописі, кілька цих пунктів кулі можна виконати до початку зустрічі, тому спробуйте виконати стільки завдань, скільки можна заздалегідь.

3. Візьміть протоколи наради

Власне, самі хвилини - це те, що лякає більшість людей; ви повинні працювати швидко, ефективно та з мінімальними перешкодами до самої зустрічі, що є адміністративним навиком, який може зажадати певного часу для освоєння.

Однак важливо пам’ятати, що нотатки, які ви робите під час зустрічі, є лише чернетками; ви отримаєте шанс привести їх в порядок і змусити їх згодом виглядати професійними. Тому, якщо вам потрібно скористатися якоюсь криптовалютною стенограмою, щоб збити все - або якщо вам зручніше робити нотатки на ноутбуці чи планшеті - тоді так і буде (просто переконайтеся, що зможете перекласти це згодом!)

Нижче наведено деякі інші ключові моменти, які слід пам’ятати.

  • Не намагайтеся записати розмову слово за словом; Це не тільки неможливо, але й непотрібно (хоча протоколи є юридичним документом, самі зустрічі не є судовим розглядом). Натомість просто спробуйте узагальнити рішення та пункти дій.
  • Хоча ви не хочете, щоб вас перебивали кожні п’ять хвилин, знайте, що цілком нормально вимагати роз'яснення з певних питань (тим більше, якщо це неофіційна зустріч).
  • Якщо ви справді боретеся, принесіть диктофон або мобільний телефон для запису зустрічі (не стільки для створення буквальної стенограми, скільки для уточнення в подальшому). Якщо ви збираєтесь це робити, ви повинні спочатку повідомити всіх, хто знаходиться в кімнаті, про те, що провадження у справі реєструється.

4. Напишіть все вгору

Як було сказано вище, нотатки, які ви робите під час зустрічі, саме для вас; Тоді вам потрібно буде дати їм полірувати, щоб вони були готові до розповсюдження.

Це добре робити це відразу після зустрічі, коли все ще свіже у вашому розумі. Пам’ятайте, що, хоча загальна ідея - писати у професійному, фірмовому стилі, найголовніше - це формулювання чітке та не залишає місця для сумнівів щодо того, що було вирішено та яким є результат дії.

Ознайомтеся з цими зручними порадами.

  • Там, де це можливо, не вважайте, що «рада вирішила вжити дії X». Спробуйте також включити короткий абзац, що пояснює коротко, чому рада вирішила здійснити цю дію. Якщо тривала дискусія передувала певній дії чи руху, спробуйте включити основні аргументи, які висловили обидві сторони.
  • Переконайтеся, що ви записуєте лише факти, а не їхню думку чи суб’єктивну думку про них. Пишіть чітко і чітко, не посилаючись на свої особисті спостереження.
  • Не посилайтеся на людей по імені, за винятком випадків, коли обговорюєте результат рухів чи секунд.
  • Переконайтесь, що ви залишаєтесь в одному і тому ж часі протягом усього часу (звичайно, щоб хвилини були представлені в минулому часі, але також прийнятно, щоб вони були записані в теперішньому). Не намагайтеся тут плутати себе; просто все просто.
  • Переконайтеся, що будь-які додаткові зовнішні документи, на які посилається, додаються, де це можливо, як додаток (і посилаються на них таким чином, як "договірний договір (див. Додаток Б)").
  • Незважаючи на те, що слід сказати, переконайтесь, що ви готові і перевіряєте орфограму, перш ніж розповсюджувати її всім підрозділам.

5. Переконайтесь, що всі отримують копію

Як призначений хвилинник, ваші обов'язки не закінчуються; Ви також повинні забезпечити, щоб протоколи були легко та легко доступні для тих, хто потребує їх, як правило, через внутрішню інтранетну систему Вашої компанії або ланцюжок електронної пошти. Ви також не хочете, щоб потім було щось змінено, тому переконайтеся, що ви встановили обмеження на редагування, а ще краще - завантажте його як PDF.

Також, як уже згадувалося, іноді протоколи від попереднього засідання вимагають змін на початку наступного засідання. Після їх складання протоколи необхідно подати відповідним чином для подальшої довідки (як правило, цифровим способом, але деякі компанії можуть також захотіти зберегти організовані паперові копії). Хоча за підтримку та оновлення цих файлів може не входити відповідальність (офіційний менеджер, швидше за все, впорається з цим), переконайтеся, що ви знаєте, як швидко та правильно подати свої документи.

І це майже все, що там є. Як бачимо, прийняття хвилин набагато менш загрожує перспективою, ніж багато хто робить це; це просто вимагає певної ретельності та попереднього планування від вашого імені.

Ви, швидше за все, виробите свою власну систему для швидкого впадіння речей, але тим часом, про це, звичайно, не варто турбуватися; просто дотримуйтесь цих порад, а решта надійде легко.

Чи є у вас інші поради щодо прийняття хвилин? Повідомте нас у розділі коментарів нижче!

Залиште Свій Коментар

Please enter your comment!
Please enter your name here