Якщо це здається вам, і вам подобається бути людиною, яка перебуває у будь-якій ситуації, продовжуйте читати нижче, щоб дізнатися, що ця роль насправді тягне за собою, і як ви можете створити ідеальне резюме офісного менеджера.
1. Дослідження професії
Якщо ви хочете зробити кар'єру в цій професії, важливо з’ясувати, які будуть ваші обов'язки та який тип робочого середовища ви опинитеся, а також, якщо у вас є те, що потрібно
Описання роботи
Обов'язки керівника офісу сильно різняться, але вони в основному відповідають за організацію та нагляд за роботою офісного персоналу. Вони гарантують, що все працює безперебійно, включаючи чистоту приміщень, рівень запасів офісних приміщень та планування заходів для продавців та щорічних зустрічей.
Серед багатьох завдань керівники офісів, як правило, відповідають за:
- Організація та підтримка календарів компанії, які передбачають планування зустрічей для працівників виконавчого рівня, а також проведення календарних заходів для всього офісу.
- Впорядкування та управління кореспонденцією в офісі та поза ним, включаючи пошту та важливі пакети. Це також передбачає розгляд відсутніх посилок або скарг від імені офісного персоналу.
- Координація механізмів транспорту та проживання для керівників підприємств для будь-яких робочих поїздок.
- Обслуговування запасів канцтоварів та меблів офісу.
- Контроль та моніторинг роботи адміністративної команди, включаючи секретарів та службовців канцелярії. Пропонуючи рекомендації та делегувати завдання, де це необхідно.
- Управління бюджетами на придбання офісу, інкапсулювання всього, від стаціонарних, кави та чаю, до обслуговування та витрат на ІТ.
- Допомога у підготовці та проведенні засідань правління, включаючи створення та розповсюдження порядку денного, а також прийняття хвилин.
- Керування паперовою та онлайновою системою подачі документів для забезпечення правильного збереження всіх документів.
- Розробка процедур та впровадження нових систем для всіх працівників.
- Допомагаючи новим працівникам влаштуватися та виконувати частину індукції, надаючи їм обладнання, необхідне для виконання своєї роботи.
- Організація регулярних випробувань на електрообладнання.
- Координація та планування заходів для всієї компанії, таких як різдвяні вечірки, щорічні бали тощо
- Підготовка презентацій або листів для керівників та керівників компанії.
Основні навички та якості
Для того, щоб бути успішним офіс-менеджером, необхідно мати певні навички та якості. Вони, як правило, включають наступне:
- Навики спілкування: оскільки ви матимете справу з великою кількістю людей від колег до вищого керівництва, клієнтів та постачальників, вам потрібно мати можливість ефективно спілкуватися між усіма.
- Увага до деталей: ви повинні вміти все проаналізувати і переконатися, що не робите будь-яких необережних помилок. Увага до деталей є ключовою при роботі над важливими звітами та документами.
- Навички лідерства: оскільки ви будете відповідати за координацію адміністративної команди, вам знадобляться ключові лідерські навички, щоб делегувати та направляти.
- Аналітичні навички: ви будете відповідати за бюджети та обслуговування, а це означає, що ви повинні мати можливість судити про те, де компанія витрачає кошти, і що ви можете зробити, щоб скоротити витрати та заощадити гроші.
- Організаційні навички: вам потрібно перейти від ряду різних завдань, і ви повинні мати можливість утримувати все в порядку під час багатозадачності.
- ІТ-навички: вам потрібно мати чудові знання та практику використання Microsoft Office Suite та Outlook.
- Міжособистісні навички: керівник офісу повинен мати можливість без особливих зусиль спілкуватися між людьми з усіх сфер життя, вони повинні бути доступними та доброзичливими.
- Навички управління часом: як офісний менеджер, ви керуватимете не лише власним графіком, а й графіком інших, тому вам потрібно чудово керувати часом. Ви повинні мати можливість працювати з вашим щоденним графіком і своєчасно виконувати завдання.
- Навички вирішення проблем: оскільки ви будете нести відповідальність за забезпечення безперебійної роботи офісу, вам потрібно буде вміти думати на ногах і придумувати рішення - швидко!
Час роботи та умови
Якщо ви шукаєте набір 9-5 годин, ця професія реєстрації ідеально підходить для вас! Зазвичай ви працюєте 35-40 годин на тиждень, включаючи одноденну перерву на обід. Будуть випадки, що від вас можуть знадобитися понаднормово, але це залежатиме від організації, в якій ви будете працювати. Важливо залишатися гнучким у випадку надзвичайної ситуації в останню хвилину, щоб нести відповідальність за поводження. Зрештою - ви людина, яка перебуває в офісі!
Перспективи оплати праці
Як і в будь-якій іншій ролі роботи, зарплата буде залежати від компанії до компанії залежно від попереднього досвіду, кваліфікації та місця. Однак середня зарплата за даними PayScale, у США - 46156 доларів, у Великобританії - 24, 327 фунтів стерлінгів. Звичайно, буде можливість прогресувати, коли ви досвідченіше будете працювати, і ви будете чекати підвищення зарплати з року в рік.
2. Отримайте кваліфікацію
Для того, щоб працювати на посаді управління офісом, вам знадобиться принаймні диплом середньої школи, включаючи A-рівні з математики, англійської мови та бізнесу. Як правило, рекомендується отримати ступінь бакалавра або еквівалент у галузі бізнес-досліджень, управління бізнесом, бухгалтерського обліку чи управління людськими ресурсами, що дасть чітке уявлення про те, як працюватиме організація в цілому.
Ви також можете заповнити сертифікати управління; Міжнародна асоціація управління об'єктами пропонує CFM (сертифікований менеджер об'єктів) для тих, хто хотів би стати менеджерами. Якщо ви все-таки вирішите стати активним членом, вам потрібно буде проходити іспит та завершувати освітні заходи кожні три роки.
3. Отримайте свою першу роботу
Не маючи декількох років досвіду адміністративної ролі під вашим поясом, навряд чи ви скочите прямо на посаду офісного менеджера. Натомість вам знадобиться перевірений досвід управління часом, навички керівництва та загальні службові обов'язки - всі ключові компоненти ідеального резюме офісного менеджера.
Стажування буде гарною відправною точкою для шукача роботи, який шукає роботу без вищої освіти. Це дозволить вам набути практичного досвіду роботи в офісному середовищі і, швидше за все, призведе до займаної посади.
Крім того, ви можете звернутися до асистентських служб, коли ви будете допомагати керівнику офісу в щоденних завданнях, що дозволяють піднятися по кар’єрних сходах у вашій організації.
4. Розвивайте свою кар’єру
Для того, щоб стати менеджером офісу, ви, швидше за все, вже отримали багаторічний досвід у вашій суміжній галузі, перш ніж перейти на рівень менеджера.
Однак, як тільки ти опинишся на цій посаді, є ще можливості для подальшого зростання. Ви можете взяти на себе більше відповідальності та керувати більшою командою, додатковим офісом або працювати на вищому рівні. Наприклад, ви можете перейти від керування командою вмісту до всього підрозділу маркетингу.
Якщо ви думаєте, що вам потрібно, щоб ефективно керувати командою та робити реальний внесок в офіс та процеси, то кар'єра офісного менеджера ідеально підходить для вас. Ви не тільки побачите фізичні результати вашої наполегливої праці, але і зробите значні стосунки в процесі.
Ви адміністративний помічник, який прагне стати менеджером офісу? Якщо так, то повідомте нам, які кроки ви робите для досягнення своїх цілей у розділі нижче.
