9 основних переваг програмного забезпечення для управління проектами

Цю статтю вам пропонує Wrike, світовий лідер у галузі спільної роботи. Wrike послідовно пропонує ефективні рішення для управління в реальному часі для своїх клієнтів і може запропонувати спеціалізовані програмні пакети для будь-якого бізнес-відділу.

По мірі того, як сучасне робоче місце продовжує розвиватися, так само витончене мистецтво управління проектами. Пройшли дні переміщення поштових записок по дошках; Зараз підприємства шукають найефективніші та рентабельніші інструменти, оскільки вони прагнуть впорядкувати свій робочий процес і отримати більше, ніж робити менше.

Програмне забезпечення для управління проектами позначає усі ці поля. Незалежно від бізнесу чи ширшої галузі, його можна легко налаштувати та налаштувати, щоб відповідати вимогам будь-якої організації. Але, природно, деякі команди можуть вагатися. Опір змінам - це людська природа, і коли націнки на прибуток залежать від результатів, підприємства мають більше шансів поставити питання, чому вони повинні використовувати певний інструмент.

Однак багато переваг використання спеціалізованого програмного забезпечення повинні позбавити цих страхів. У цій статті ми розглянемо деякі з цих переваг та обговоримо позитивні наслідки, які вони можуть мати на ваш бізнес. Тож, якщо у вас не буде надлишку пост-приміток, що заполонили комору, читайте далі ...

1. Легша співпраця

Багато завдань перекривають відомчі та локальні межі, і іноді кожному члену команди може бути важко усвідомлювати, що відбувається поза їх найближчим колом. На щастя, інструмент управління проектами негативно знімає це питання; Наприклад, Wrike забезпечує поточний активний потік, який дозволяє іншим членам команди знати, над чим ви працюєте, в той час як є можливість миттєвого обміну повідомленнями для будь-яких запитів, що нагадують.

Як результат, швидкий та функціонування в режимі реального часу сервісу на основі програмного забезпечення дозволяє командам безперешкодно співпрацювати, уникаючи будь-яких потенційних проблем із спілкуванням. Він також може зупинити ті нахабні "оновлення" зустрічей, щоб досягти успіху кожного; Особливо зручна вигода, коли час - і терпіння - це надбавка.

2. Краще планування

Слідкувати за основними етапами проекту може бути складним, тим більше, що кожен член команди повинен знати, що потрібно виконати і до якого часу. Для боротьби з цим програмне забезпечення для співпраці може використовувати чіткі та прості у виконанні графіки Ганта часової шкали проекту, які потім можуть постійно оновлюватися. Це дуже корисно, коли речі неминуче змінюються за мить і ресурси повинні бути змінені.

Він також дозволяє віртуальним менеджерам чітко та доступно реалізовувати інструкції, візуально демонструючи окремі завдання та даючи всім знати, де вони стоять при натисканні кнопки. Це гарантує, що серед загального хаосу напруженого проекту погана організація не може використовуватися як привід для пропуску терміну.

3. Краще спілкування з клієнтами

Всі ми були там: конференція з клієнтом 10 ранку, яка насправді починається о 10.15 через відсутність вільних номерів (з наступною 15-хвилинною затримкою, оскільки клієнту було надано неправильний набір номера). Окрім того, що ви не здаєтесь менш професійними, це також неефективний і трудомісткий процес.

За допомогою програмного забезпечення, що базується на хмарі, ця сага не повинна відбуватися. Клієнти можуть отримати доступ до вашої дошки та легко побачити ваш прогрес; потім вони можуть надати зворотний зв'язок та вносити зміни у відповідних областях - все, що їм потрібно, це пароль та ім’я користувача. У загальній схемі речей це призводить до набагато ефективнішого використання вашого та часу клієнта.

4. Легше делегуйте завдання

Для керівників це може зайняти багато часу, коли роздавати завдання приватним особам, особливо це стосується великих проектів, які включають інші відділи та локації. Замість того, щоб проінформувати кожну людину по одному, завдання замість цього можна просто вставити у часовий графік проекту та призначити відповідному члену команди разом із ретельними інструкціями.

Це полегшує життя всій команді, яка може просто перевірити програмне забезпечення, щоб побачити, що вони повинні робити, і коли це потрібно зробити, - ефективна та економія часу для всіх.

5. Управління бюджетом

Це ще один бонус гнучкої та багатоцільової програмної системи, особливо для менеджерів, які повинні стежити за витратами на проект та стежити за тим, щоб він не вийшов з-під контролю. Маючи фактичні кількісні дані, які працівники робили, і скільки годин, ті, хто контролює бюджет, можуть бачити витрати в режимі реального часу та визначати, куди витрачається занадто багато грошей.

Це, в свою чергу, може інформувати рішення, що рухаються вперед, дозволяючи керівникам налаштовувати, де це необхідно, або розподіляти години по-іншому. Важливість бути фінансово відповідальною часто можна оминути увагою, коли увага зосереджена на самому проекті, і це одна з найтонших переваг використання надійного інструменту управління проектами.

6. Обмін документами та доступ до них

Однією з додаткових переваг централізації в одному місці є більший контроль користувачів над документами. Крім того, що вони не можуть бути загублені або неправильно розміщені, система також дозволяє користувачам відстежувати будь-які зміни або подання, що призводить до більшої підзвітності та прозорості щодо того, хто змінив те, що в конкретному документі.

Це також практично, оскільки члени команди можуть легко знаходити документи, не потребуючи трапляння через спільні диски або прохання про посилання. Це особливо зручно, коли користувач чекає оновленої версії файлу або ви потрапляєте в останні хвилинні зустрічі з клієнтами і вам потрібен швидкий доступ.

Підписатися

Підпишіться на нашу розсилку для отримання дивовижнішого контенту та отримайте 20% ЗНИЖКУ на нашому тесті на кар’єру!

Підписатися

7. Стандартизовані процеси

Як уже зазначалося, однією з головних переваг програмного забезпечення для управління проектами є те, що він отримує всіх на одній сторінці. Це стосується і ваших процесів, оскільки кожен повинен надавати однакову інформацію та використовувати однакові шаблони під час створення та редагування документів.

Хоча це може здатися поверхневим, важливо все стандартизувати і переконатися, що кожен документ має однаковий вигляд і почуття щодо нього. Окрім того, що вони виглядають більш професійними, це також допомагає створювати послідовність та єдність прямо за рамками, оскільки всі працюють однаково.

8. Інтегруйте нових членів команди

Привернення когось до проекту на півдорозі може бути приголомшливим досвідом для обох сторін, оскільки багатство інформації та контексту потрібно пояснити та вивчити за дуже короткий проміжок часу. Завдяки простому у використанні інструменту, будь-які нові доповнення до команди можуть чітко переглянути хід проекту з самого початку, а також будь-які зміни напряму на шляху. Це означає, що вони можуть без особливих зусиль увійти в команду, вимагаючи мінімальної інтеграції та можливості зробити ефективний внесок відразу.

9. Дистанційна робота

Зараз багато провідних компаній пропонують гнучку та віддалену роботу; програмне забезпечення для співпраці дозволяє працівникам робити це ефективно, не відриваючись від команди.

Це тому, що керівники проектів можуть бути впевнені, що завдання все ще виконуються без фізичної перевірки, тоді як користувачі вдома мають усі необхідні ресурси під рукою; все, що потрібно, - це надійне підключення до Інтернету. На робочому місці, яке стає все більш прогресивним та відкритим до змін, такий спосіб роботи, швидше за все, стане більш звичним у найближчому майбутньому - завдяки цьому програмне забезпечення лежить в основі його.

Як бачимо, плюси використання інструментів управління проектами незаперечні. Якщо ви стикаєтесь зі складними завданнями, що складаються з великої, часто розкиданої робочої сили, безпосереднє питання полягає в тому, як поводитися з організацією, делегуванням та спілкуванням. Програмне забезпечення Synergetic вирішує ці проблеми легко.

Дбаючи про логістику, це дозволяє керівникам зосередитися на фактичному керівництві проектом, в той час як працівники точно знають, що їм слід робити і коли; як результат, процес стає без зусиль, і позитивний кінцевий результат може бути забезпечений задоволенням усіх сторін.

Завдяки своєму програмному забезпеченню світового класу Wrike надав повноваження деяким найбільш впізнаваним компаніям у світі та продовжує створювати інноваційні рішення. Від планування до доставки, їх інструмент дозволяє бізнес-командам досягати своїх цілей проекту через простий у користуванні та логічний інтерфейс; їх сучасне програмне забезпечення зараз використовують понад 15 000 організацій по всьому світу.

Залиште Свій Коментар

Please enter your comment!
Please enter your name here