Хоча нам не обов’язково потрібно передавати дух Вільяму Шекспіру, коли ми стріляємо по електронній пошті до колег чи менеджерів, все ж важливо застосувати хороший етикет у своєму Gmail або Yahoo! поштові повідомлення.
Пам'ятайте: є ліниве написання електронної пошти та формальна форма електронної пошти. Який ви хочете використовувати, коли ви в офісі?
Скажемо так: якщо ви хочете сприйматись більш серйозно і вважати себе більш професійним, то ми настійно рекомендуємо останнє. По-іншому: чи не дратуєтесь, коли Білл з маркетингу надсилає вам повідомлення, схожі на спам з 1990-х?
Отже, що саме є професійним етикетом електронної пошти у 2018 році та далі?
У нас є колекція порад для ручки ділового електронного листа, який не видається, що підліток написав його на Snapchat, а навпаки компетентного дорослого.
1. Використовуйте професійну мову
Звичайно, у зовнішньому світі ти скорочуєш свої слова, пишеш невідповідну мову, яку ніколи не використовуєш на робочому місці та використовуєш англійську мову з необачною відмовою - нам все одно, скільки разів ти це робиш, будь ласка, припини писати " з ', ' gr8 'та' LOL 'у всіх електронних листах вашої компанії - це типові гріхи електронної пошти.
Ось як скласти загальний електронний лист для професійних налаштувань:
- відкрийте свій електронний лист із привітанням
- одразу ж перейдіть до м'яса вашої електронної пошти
- добре розлучайтеся з дружнім підписом, наприклад, "дякую", "щиро" або "найкращі побажання".
Якщо ви хочете додати ще один рівень професіоналізму, дотримуйтесь лише електронних листів, пов’язаних з офісом.
2. Повідомте правий тон
Якщо є одне, що важко при надсиланні електронного листа, це передавання тону.
Оскільки одержувач фізично та словесно не спілкується з вами, особі може бути важко зрозуміти, що ви насправді говорите. Від жартівливих до серйозних, електронні листи можуть зменшити тони всіх ваших листів.
Скільки разів нешкідливий жарт потрапляв у біду?
Основна складність - подолання цієї перешкоди та намагання донести правильний тон. Для цього є кілька рекомендацій:
- дотримуйтесь особистих займенників під час цифрового пенінгу електронної пошти
- складіть свої електронні листи активним голосом, а не пасивним
- вибирайте свої слова уважно - неправильний прикметник або іменник може завдати шкоди
- знайте правильні привітання та закриття, але не будьте занадто милі.
Часто ми занадто багато читаємо у повідомленні у своїй папці "Вхідні". Вони нерозбірливі? Чи було повідомлення саркастичним? Чи був пасивний відправник агресивним?
Це обґрунтовані запитання, які заполонюють наш розум, читаючи останній пункт у нашій папці "Вхідні", але настав час відкинути їх та просто зрозуміти, що відправник лише надсилає електронний лист, а не Шановний Джон та Шановна Емі.
3. Відформатуйте свою електронну пошту
Дійсно, формат вашої електронної пошти може здатися не такою важливою справою, але це лише один доданий шар у ваших пошуках вдосконалення формальних комунікацій. Під час написання електронного листа ви хочете підтримувати послідовну та професійну тему - шаблон, який ви будете регулярно використовувати.
Як виглядає формат за замовчуванням? Це, як правило, Times New Roman, розмір 11 або 12, і один пробіл після кожного абзацу.
Ось приклад:
Шановний пане Ванделей,
Сподіваюся, все добре.
Я отримав ваше повідомлення, і я хотів би подякувати вам за зв'язок зі мною. Я прийняв вашу пораду, і я вставив у звіт дві графіки, щоб підкреслити нашу продукцію з латексу. Ви можете побачити обрані мною образи у вкладеному файлі.
Будемо сподіватися, що це вразить наших японських клієнтів.
З повагою,
[Вставте сюди підпис]
Простий формат, який не є фантазійним, завжди кращий, ніж розкішний та над вершиною. Для правильного форматування електронної пошти вам не потрібні незаймані комп'ютерні навички.
4. Уникайте нецензурних імен користувачів
Незалежно від того, відкриваєте ви новий офіс електронної пошти в офісі чи використовуєте особисту електронну пошту для цілей, пов’язаних із роботою, ваша робота - це зробити одне: уникати шахрайського імені користувача ( або ) . Це надішле неправильне повідомлення вашим колегам, керівникам та начальникові про загальну поведінку.
Простіше кажучи: замість цього використовуйте .
5. Перечитайте кожне повідомлення
Подивіться, ми не всі непогрішні, знаєте? Ми робимо помилки, тому кладемо гумки на зворотній стороні олівців і кнопку «Видалити» на наших клавіатурах. Це буває.
Ключовим є вчитися на помилках. Якщо ваша життєва мета рухається вперед - виправляти помилки та вчитися на них, тоді ви можете почати з ваших електронних листів.
Основна ваша мета - перечитати кожне надіслане вами повідомлення. Не має значення, чи є електронний лист двома абзацами чи листом до вищого керівника компанії. Існує два способи вирішити це: встановити надбудову граматики у своєму браузері - найпопулярнішим інструментом є Grammarly - і двічі перевірити свою електронну пошту, перш ніж натиснути кнопку "Надіслати".
Якщо ви ніколи не були для структури пропозицій або теперішнього часу, то, звичайно, слід розглянути можливість встановлення граматики. Ніколи не знаєш, чи дізнаєшся те, про що ти забув або не знав. Хто знав, що існує велика різниця між «Якби я» порівняно з «Якби я»?
6. Розумно використовуйте свій підпис
Ваш підпис електронною поштою - це чудовий інструмент у вашому розпорядженні, оскільки він може передати багато важливої інформації, не додаючи її до контексту ваших повідомлень. Належний підпис може вказувати ваше ім’я, назву, інформацію в соціальних мережах або навіть якусь дотепну фразу, що стосується вашої галузі. Це може змусити вас виділитися з натовпу і дозволити одержувачам пам’ятати вас.
Отже, як ви створюєте підпис, завдяки якому ви виділяєтесь?
- обмежте свій підпис максимум чотирма рядками
- додайте піктограми соціальних медіа, щоб внести свій підпис у 21 століття
- зберігайте кольори простими та послідовними; пропустити рожевий та шрифт за замовчуванням із чорним кольором
- вставити заклик до дії в останньому рядку (не забудьте запам'ятати офісну вечірку)
- утримайтеся від витрачання цінної нерухомості, ввівши свою електронну адресу
- опублікуйте кольорове зображення себе поруч із підписом
Ось зразок:
Джон Сміт
Мандрівний продавець, компанія ABC [посилання на веб-сайт]
+ (44) (0) 1632 123456
Так ви максимально збільшуєте силу підпису електронної пошти.
7. Зрозумійте, що нічого не є конфіденційним
Ось правда користування Інтернетом у 2018 році: нічого не є безпечним, надійним чи конфіденційним. Від проникнення даних до порушень безпеки до злому електронної пошти, здається, що все, і все, що ви робите в Інтернеті, вже не є конфіденційним та анонімним. Просто запитайте керівників компанії Sony. І це важливо пам’ятати наступного разу, коли ви надсилаєте електронне повідомлення, яке сповнене скарг і трохи надто особистих.
Іншими словами, напишіть електронний лист із думкою, що решта офісу може бачити його. Краще просто дотримуватися своєї роботи та вікової приказки «якщо у тебе нічого приємного не сказати, то не кажи цього взагалі». Більше того, утримуйтесь від надання занадто багато інформації про конфіденційні корпоративні дані.
Виклавши ці пропозиції, ви потенційно можете ризикувати, щоб і інші прочитали їх. Ваша удача, що одного разу, коли ви скаржилися на людські ресурси, компанію зламали!
Це правда, що офісне середовище за останні роки стало трохи розслабленим. Це потенційно тому, що більше тисячоліть увійшло до робочої сили, привносивши їхню багатство та сучасний шлях до офісного ландшафту. Але така поведінка не повинна інтегруватися у ваші електронні листи. Це має бути навпаки: професійний, чистий і ввічливий - як The Wall Street Journal .
Кажуть, що електронна пошта мертва. Отже, який сенс практикувати хороші манери? Що ж, враховуючи, як сучасні офісні приміщення живуть і вмирають за допомогою електронної пошти, можна з упевненістю сказати, що вони помиляються. Перш ніж натиснути "Надіслати" на своєму наступному листі, подумайте, чи відповідає він критеріям етикету. Якщо ні, вам потрібно натиснути "Backspace" на клавіатурі і почати все заново. Ви одягаєтесь для успіху, то чому б і для успіху не писати?
Ви пишете професійні електронні листи? Повідомте нас у розділі коментарів!
