Але для збільшення доходу та досягнення максимального успіху потрібен правильний набір навичок та пристроїв для управління віртуальною командою.
Від інструментів спільної роботи до основних практик, ось як керувати високоефективною віртуальною командою.
1. Створіть структуру та план
Першим кроком для ефективного управління віртуальними командами є визначення робочої системи, до якої може дотримуватися кожен, також відома як стандартна операційна процедура (SOP). Встановлюючи стандарти та встановлюючи робочий процес, члени команди матимуть краще розуміння того, як триватимуть завдання, і, як правило, буде менше питань.
Щоб стандартизувати процедури та окреслити правила для всіх працівників, незалежно від віддалених чи внутрішніх, ви можете створити завантажуваний посібник. Ви можете зробити це настільки вичерпним або простим, як хочете; ідея полягає в тому, що всі працівники повинні дотримуватися необхідної процедури, щоб завершити свої проекти максимально ефективно та якісно.
2. Рух вперед за допомогою спільного використання файлів
Надсилання великих документів електронною поштою може не тільки змусити вашу поштову скриньку працювати набагато повільніше, ніж зазвичай, але й призведе до втрати інформації при перекладі, особливо коли ви надсилаєте коментарі в окремій формі. Щоб взагалі уникнути цих проблем, ви можете ділитися великими файлами з членами команди через хмарний сервіс, такий як Dropbox.
Хмарні сервери зберігання пропонують все, що робить ваш внутрішній сервер, але вони більш безпечні та легкі для доступу. Ваші файли та папки можна організувати практично будь-яким способом. Тим часом у Dropbox також є додаток для завантаження, тому ви навіть можете отримати доступ до своїх документів з будь-якого пристрою, що ідеально, якщо ви працюєте в дорозі і вам потрібен доступ до декількох файлів.
3. Залучайте до декількох каналів зв'язку
Відходячи від традиційної моделі робочого місця, важливо переглянути ключову частину сильної команди: ефективне спілкування. А щоб отримати максимальну користь від своєї команди, вам потрібно буде скористатися провідними комунікаційними засобами, доступними на ринку.
Перший важливий інструмент, який вам потрібен при управлінні віддаленими працівниками, - це захищена система чату, яка дозволить вам миттєво повідомляти та телефонувати колегам одним натисканням кнопки. Ці інструменти використовуються в офісах по всьому світу і надають працівникам платформу для того, щоб мати важливий чат з водонагрівачем, задавати швидкі запитання та ділитися файлами один з одним.
Тим часом ви не можете просто попросити когось підняти крісло поруч із вами, щоб показати їм свій робочий процес при віддаленій роботі. За допомогою інструментів обміну відео, з іншого боку, ви можете ефективно зробити те саме! Наприклад, Skype дозволяє вам здійснювати відеодзвінки людям під час спільного використання з вашим екраном, щоб вони могли бачити, що ви робите. Деякі можуть стверджувати, що це навіть краще, ніж особисте навчання, але ми дозволимо вам бути суддею цього!
4. Торкніться програмного забезпечення для управління проектами
Коли багато членів команди співпрацюють над одним проектом, використання програмного забезпечення для управління проектами є надзвичайно важливим. Це ефективно дозволяє відстежувати процеси, вводити дані та спілкуватися зі своєю командою, а також покращувати співпрацю між членами команди.
Насправді на ринку доступні сотні інструментів управління проектами, які можуть допомогти вам впорядкувати проект і працювати над тією самою кінцевою метою, від Trello до MindMeister.
5. Побудувати віддалену культуру компанії
Створення культури компанії може здатися дещо хитрою справою, коли всі ваші працівники не працюють під одним дахом і не мають щоденних контактів віч-на-віч. Але сказавши це, це неможливо! Завдяки Інтернету ви можете бачити своїх колег, використовуючи відео програмне забезпечення або записуючи короткі кліпи, щоб надсилати колегам через інтегровану систему.
Ви також можете влаштувати захід (якщо всі ваші працівники перебувають в одній країні), щоб вони могли зустрічатися та створювати міцніші зв'язки, коли щодня працюють разом. Роблячи це, ваші віддалені працівники матимуть спільний досвід, який допоможе побудувати їх довіру та розуміння один до одного.
Крім того, ви можете домовитись про часті зустрічі за допомогою групового дзвінка чи спілкування в чаті, коли всі п’ятницю закінчуються протягом дня!
6. Установіть встановлені робочі години
Якщо у вас є співробітники в усіх чотирьох куточках світу, швидше за все, у вас будуть різні люди, які працюють цілодобово. Однак важливо спробувати встановити конкретний робочий час для різних членів колективу, гарантуючи, що між ними, як мінімум, дві команди, які працюють разом, завжди є перехресний перехід.
Це істотно скоротить час виконання проектів, якщо двоє або більше людей, які співпрацюють, одночасно є в Інтернеті. Це не обов'язково означає, що їх робочий час має бути встановлено в камені, але ви повинні домовитись про те, щоб вони могли підтримувати один одного протягом будь-якого робочого дня.
7. Створіть комбіновану систему календарів
Щоб допомогти вам визначити робочий час та графіки роботи членів вашої команди, слід розглянути можливість використання спільного календаря, доступ до якого можуть отримати усі члени команди (з обмеженими правами, звичайно - ви не хочете, щоб вони змінювали власні зміни!). Ви можете організувати різні календарі для різних тем (наприклад: робочий час, щорічну відпустку тощо) або перерахувати всі події за єдиним графіком та використовувати систему кольорового кодування для розмежування тем.
Це також відмінна можливість запланувати зустрічі, тренінги та інші заходи, які будуть корисні вашим працівникам.
8. Найміть команду самомотиваторів
Великим віддаленим працівникам потрібно бути мотивованими та керованими, а знайти таких людей, як мінімум, складно. Але для того, щоб вести успішний бізнес, вам потрібно визначити, чи можуть вони сидіти в спокої годинами один кінець і виробляти якісну роботу.
Вони не тільки повинні бути мотивованими, але також повинні володіти прекрасними навичками письмового та словесного спілкування, щоб уникнути непорозумінь. Крім того, вони також повинні добре вирішувати проблеми та бути організованими з відмінними навичками управління часом.
9. Будьте креативні з командним зв'язком
Працюючи практично, може знадобитися набагато більше зусиль, щоб сформувати культуру та «командний дух», але людям важливо створити зв’язок. Співробітники повинні знати, що всі вони працюють для досягнення кінцевої мети і є частиною загальної картини, а не просто працюють над собою.
Ви можете створити справжнє командне відчуття, взаємодіючи з працівниками за допомогою відеодзвінків, надсилаючи їм особисті подарунки та повідомлення на день народження та спілкуючись з ними поза робочим часом через соціальні мережі та інші торгові точки.
10. Встановіть цілі та межі
Хороший спосіб зайняти віддалених співробітників - це ставити цілі та винагороджувати їх за свої досягнення. Наприклад, якщо ваш віддалений працівник є представником служби обслуговування клієнтів, ви можете нагородити їх подарунковою карткою для їх улюбленого магазину, якщо вони відповідають або перевищують конкретні цілі.
На зворотному боці ви також повинні створити межі. Наприклад, працівники повинні працювати мінімум шість годин на день. Якщо вони працюватимуть що-небудь за цей час, вони будуть виплачуватися щогодини.
11. Сформуйте команду лідерів
Віртуальна команда, по суті, повинна бути групою лідерів, яка може керувати власними робочими навантаженнями, не потребуючи жодної руки. Кожна людина повинна відповідати за ряд завдань, і вони повинні керувати своїми щоденними обов'язками, виходячи з роботи, яку їм надають.
Хоча вони працюватимуть як частина команди, вони також повинні проявляти здатність до того чи іншого способу лідерства, або призначаючись керівником проекту певного завдання, або відповідаючи за певний розділ проекту.
12. Заплануйте часті зустрічі
Для досягнення почуття єдності команди слід організувати регулярні зустрічі як на індивідуальній, так і на командній основі. Частота цих зустрічей відповідає вашому робочому графіку, але ви повинні прагнути один раз на тиждень спілкуватися зі своєю командою, щоб усі були на одній сторінці. Тим часом не перебирай за борт: занадто багато зустрічей можуть принести більше шкоди, ніж користі!
Це не тільки ефективно для зв'язків у команді, але також заохочує мозковий штурм та творчість серед членів команди, а також створює довіру до віддалених команд. Це також може знизити рівень стресу, нагадуючи віддаленим працівникам, що у них є сітка безпеки та підрозділ, з яким потрібно проконсультуватися.
Оскільки робоче місце більше не обмежується одним офісом, важливо адаптувати та розвивати свої навички для управління працівниками з усієї ставки. Щоб переконатися, що ви розширюєте масштаб і розвиваєте потужний бізнес, вам потрібно підтримувати та мотивувати віддалених працівників, і ці ключові стратегії управління можуть допомогти вам досягти саме цього!
Ви коли-небудь керували віддаленою робочою силою нижче? З якими викликами та сюрпризами ви стикалися? Можливо, ви хочете поділитися власними порадами та порадами щодо створення та управління віртуальною командою? Приєднуйтесь до розмови у розділі коментарів нижче та повідомте нас!
